所用纸张和墨水的类型和质量会影响打印机的使用寿命。市面上有许多类型的打印机纸张,包括喷墨式和激光式。打印机制造商可能会建议使用哪种类型的纸张以获得最佳效果。一些纸张(尤其是相纸、胶片和多层复写纸)区分正反面。按照制造商的说明装纸。

制造商会推荐使用的墨水品牌和类型。如果装入了错误的墨水类型,打印机可能无法工作,或者打印质量可能会下降。避免重填墨盒,因为墨水会泄漏。

如果喷墨式打印机打印出空白页,那么墨盒可能已空。如果其中一个墨盒已空,一些喷墨式打印机可能不会再打印任何页。激光打印机不会产生空白页。相反,它们会开始打印低质量的打印件。大多数喷墨式打印机都配有一个实用程序,可以显示每个墨盒的墨水量(如图所示)。一些打印机配有 LCD 消息屏幕或 LED 指示灯,在墨水供应不足时会向用户发出警告。

一种检查墨水量的方法是查看打印机内部的页面计数器或打印机软件,确定已经打印的页数。然后,查看墨盒标签信息。标签上应该介绍了墨盒可以打印多少页。便于轻松估计还能再打印多少页。为了帮助跟踪用量,每次更换墨盒时都要重置计数器。此外,一些打印输出使用的墨水量会比其它打印输出使用的更多。例如,信函使用的墨水量比照片使用的更少。

打印机软件可以设置为节约碳粉模式或草稿质量模式,以减少打印机使用的墨水量或碳粉量。这些设置也会降低激光和喷墨式打印机的打印质量,并且会缩短喷墨式打印机打印文档所花费的时间。

击打式打印机类似于打字机,因为打印头通过撞击带墨水的色带将墨水转印到打印输出上。如果击打式打印机打印出的字符褪色或颜色较浅,则表明色带磨损,需要更换。如果所有字符都出现了相同的裂纹,则表明打印头堵塞或破损,需要更换。